Услуги Архива

Архив АЙТЕМС оказывает следующие виды работ и услуг:

• Хранение документов на бумажных и магнитных носителях.
• Управление временными вложениями клиентов.
• Экспедирование документов Службой доставки.
• Архивная обработка документов клиентов и составление номенклатуры дел.
• Переплетно-брошюровочные работы.
• Обследование состояния архива организации.
• Конфиденциальное уничтожение документов.
• Перевод документов в электронный вид, создание резервных копий на DVD.
• Временное предоставление клиенту рабочего места и оргтехники.
• Предоставление контейнеров для конфиденциального сбора и уничтожения документов.
• Предоставление архивных коробок и др. аксессуаров.
• Бесплатное консультирование клиентов.

Хранение документов осуществляется в специализированных архивохранилищах крупного складского комплекса, принадлежащего ЗАО «АЙТЕМС СКЛАДЫ». Хранилища оборудованы системами пожарной сигнализации, дымодетекции и экстренного пожаротушения, системой контроля температуры и влажности воздуха, многоуровневой системой круглосуточной охраны, в том числе, надежной охранной сигнализацией. Право доступа в хранилища имеют только авторизованные сотрудники. Документы хранятся в специальных прочных и удобных картонных архивных коробках (контейнерах), предназначенных для длительного хранения документов на бумажных носителях. По желанию клиента коробки с документами опечатываются индивидуальными пластиковыми одноразовыми пломбами со стальными 6-лепестковыми цангами.

Информация на магнитных носителях (магнитных лентах, дисках , DVD) хранится в специальном сейфе в прочных металлических контейнерах типа «кэш-боксов». Такая форма хранения обеспечивает эффективную систему по защите и восстановлению компьютерных баз данных от возможного несанкционированного уничтожения.

Все доставляемые на хранение документы поступают сначала в надежно защищенное специальное помещение для приемки документов, затем они штрих-кодируются и описываются (при этом, названия документов с корешков и обложек дел (папок/файлов) переносятся в создаваемую компьютерную опись под своим индивидуальным штрих-кодовым номером). И только потом документы клиентов поступают в наши архивохранилища и размещаются на стеллажах.

Управление архивными вложениями клиента основано на штрих-кодовой компьютерной системе учета, хранения и управления архивными документами, что позволяет нашему квалифицированному персоналу безошибочно маркировать, идентифицировать и быстро находить поступающие на хранение документы.

Благодаря специальной системе слежения за архивными вложениями, по запросу уполномоченного ответственного лица клиента, передаваемого в Архив АЙТЕМС по электронной почте плюс, для контроля, по телефону, мы оперативно предоставляем информацию (отчеты) о хранении и движении архивных вложений клиента. Это обеспечивает клиентам возможность контроля за своими архивными вложениями на любой стадии - от момента сдачи документов, их доставки и хранения до конфиденциального уничтожения.

Переплетно-брошюровочные работы

Как известно, переплетенные документы занимают гораздо меньше места и дольше хранятся, чем в папках типа «Корона». Наши специалисты переплетают документы любой сложности, стандартных и нестандартных размеров, в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой корешка, оформлением корешков дел как рукописным, так и машинописным способом. Применяемые нашими специалистами технологии переплета позволяют ксерокопировать документы без расшивки дел.

Обследование состояния архива организации

Поскольку предприятия всех форм собственности обязаны при хранении своей документации руководствоваться действующими нормативами, то перед ними рано или поздно встанет вопрос о проведении архивной обработки документов, как по основной деятельности организации, так и по личному составу. Это документы постоянного и долговременного (до 75 лет) срока хранения, как например:

• Документы постоянного срока хранения.
• Приказы по основной деятельности.
• Годовые бухгалтерские отчеты и приложения к ним.
• Штатные расписания, изменения и дополнения к ним.
• Годовые отчеты.

Документы долговременного (до 75 лет) срока хранения (документы по личному составу):

• Приказы по личному составу.
• Документы по заработной плате (лицевые счета, расчетные ведомости).
• Личные карточки (форма Т-2) уволенных работников.
• Личные дела уволенных работников.
• Трудовые договоры, соглашения, контракты с физическими лицами.