Нужно ли внеофисное хранение документов?

Известно, что в соответствии с действующим законодательством (гл. 4 ФЗ РФ № 125 «Об архивном деле в РФ», ст. 120 Налогового Кодекса РФ, ст.17 ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете»), любая организация, независимо от форм собственности, обязана осуществлять учет и хранение образующихся в процессе деятельности документов, и в первую очередь, по личному составу, в соответствии с требованиями законодательства, и несет гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за сохранность документов (особо, за сохранность документов долговременного -до 75 лет- и постоянного срока хранения).

Так например, если по какой-либо причине, документы вдруг пропали, то этот факт рассматривается, как «грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения» и организации придется заплатить крупный штраф. Оштрафовать руководителя организации имеют право не только сотрудники фискальных органов, но и Федеральной архивной службы.

Кроме того, внеофисное хранение документов поможет решить целый ряд других не менее важных вопросов, а именно:

• повысить эффективность используемых площадей и труда сотрудников;
• усилить контроль и предотвратить утрату и порчу документов;
• создать специальные санитарно-гигиенические и пожаробезопасные условия для длительного хранения документов;
• обеспечить конфиденциальность и своевременность уничтожения документов с истекшим сроком хранения;
• оптимизировать делопроизводство;
• сократить непроизводительные затраты и потери (в том числе, и за счет штрафов…)

Если вы стремитесь к экономии места, времени и денег, то:
    Экономия места: Согласитесь, что хранение, например, 100 бухгалтерских папок с архивными документами занимает столько же места, сколько занимает один работник бухгалтерии, т.е. около 2 кв.м. офисной площади. Нетрудно посчитать, сколько места займет хранение 1000 архивных папок… Вряд ли это будет целесообразным при необходимости хранения большинства документов в течение 5 лет и более, к тому же, с учетом высоких московских ставок арендной платы.
    Экономия времени: Известно, что для срочного поиска нужного документа в организации, а тем более архивного, приходится порой «перерывать» всю бухгалтерию и подсобки, подключать к поиску несколько сотрудников, что создает массу неудобств и отнимает кучу времени, а как известно, «время- деньги» и «копейка рубль бережет», не говоря уж о нервах.

Мы предлагаем оптимальное решение данного вопроса. Используемая нами международная компьютерная программа и штрих-кодовая система учета, хранения и управления архивными документами клиентов позволяет безошибочно, оперативно и строго конфиденциально найти нужный документ и вовремя передать его клиенту. При этом, обезличенность хранения коробок с документами, имеющих только штрих-кодовые номера, гарантирует дополнительную надежную защиту от случайных посторонних глаз и полную конфиденциальность информации о клиенте. Любое перемещение единиц хранения внутри архивохранилища контролируется установленной системой видеонаблюдения. В целях защиты информации от возможной утечки, система контроля установлена без выхода в Интернет.